EVENTI VIRTUALI: UN NUOVO CAPITOLO NEL MONDO DELLA LIVE COMMUNICATION

Partecipare a una convention, a un meeting, un open day o a un corso di formazione… tutto con un unico click! In un’epoca in cui vige il distanziamento fisico, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale nel farci sentire comunque vicini e partecipi.
Sia a livello professionale che personale, il contatto con altri individui, lo scambio di idee e la semplice chiacchiera al bar sono mutati in una forma del tutto nuova e le realtà aziendali, in particolare, hanno dovuto reinventare il loro modo di comunicare. Ma che ne è stato dei tanto amati eventi? Delle fiere piene di stand? Delle convention? Dei viaggi incentive e delle cene di gala con i colleghi?
Come molti sapranno, gli eventi aziendali sono sempre stati parte integrante della strategia di promozione di moltissimi brand e rappresentano la leva di comunicazione che permette il contatto diretto con il pubblico interno ed esterno. Ottimi per trasmettere in maniera efficace e innovativa le qualità di un brand, gli eventi aiutano l’azienda anche nell’ampliamento del target e nel lancio di prodotti o servizi.
COSA SONO I VIRTUAL EVENTS
Quando si tratta di eventi, conferenze, fiere e saloni di esposizione, le imprese arrivano ad investire ingenti budget, perché rappresentano opportunità irripetibili sia a livello nazionale che internazionale.
Che cosa accade quando cambiano improvvisamente le carte in tavola? Quando i luoghi chiusi non sono più accessibili e quando anche il solo contatto fisico non è più possibile? È in queste particolari circostanze che entrano in gioco gli eventi virtuali, ormai sdoganati con il termine inglese di “Virtual Events”. Comparsi sul mercato per proporre una soluzione alternativa ma funzionale, per Virtual Events si fa riferimento ad eventi che vengono organizzati in ambito digitale, online, quindi in grado di superare gli ostacoli e i limiti tipici degli eventi on-site.
Ritenuti essenziali per poter portare avanti i progetti di un’azienda, essi risultano fondamentali per garantire coinvolgimento, efficacia, partecipazione e, perché no, emozioni.
COME ORGANIZZARE UN EVENTO DIGITALE
Produrre e organizzare un evento online è un’opportunità non solo per chi lo promuove, ma anche e soprattutto per l’utente, che verrà coinvolto all’interno di un’esperienza nuova e del tutto immersiva.
Il segreto risiede nella pianificazione studiata e attenta di ogni singola fase:
1.Scelta degli obiettivi: stabilire gli scopi primari a cui si vuole ambire, è il primo passo per l’individuazione della strategia da tenere. A seconda degli obiettivi identificati si articola e modula l’evento.
2.Creare contenuti di valore: affinché l’esperienza virtuale abbia successo, è necessario che l’interazione sia costante. Ogni contenuto deve essere organizzato secondo una storyline ben strutturata, in sintonia con le esigenze dell’azienda e composta da concetti brevi ed immediati. Inoltre, per tenere alta l’attenzione dei partecipanti e stimolare la curiosità, è consigliabile l’intervento di testimonial che rafforzino i concetti trattati.
3.Creare un piano operativo: l’attenzione ai dettagli è ciò che può far decollare l’evento o renderlo un flop, sia esso fisico che digitale. Creare un piano operativo in maniera ragionata è importante per capire quali aspetti meritano la giusta attenzione e su quali invece è consigliabile sorvolare.
4.Eseguire test pre-evento: le variabili per cui un evento online possa avere intoppi sono molteplici. Per questo motivo è utile svolgere piccoli test che permetteranno, una volta collegati, un giusto scorrimento ed una fruizione piacevole e senza intoppi.
5.Iscrizione facile e veloce: Pochi e semplici passaggi in grado di guidare l’utente attraverso il portale di iscrizione è il giusto metodo per assicurarsi un’alta partecipazione e fare in modo che l’evento in questione abbia successo.
6.Promuovere l’evento: per ottenere una buona partecipazione all’evento è necessario avere una strategia di promozione adeguata. Determinare la value proposition e differenziarsi dai competitor, per assicurarsi una maggiore visibilità.
7.Essere sempre coinvolgenti: creare opportunità di interazione con i partecipanti attraverso sessioni di domande e risposte live, sondaggi, quiz e piccoli giochi terrà alta l’attenzione durante l’intera durata dell’evento. Invitare gli spettatori a partecipare aumenterà il loro grado di coinvolgimento e li renderà sempre attivi.
8.Una regia attenta e precisa: come negli eventi in presenza, anche negli eventi virtuali è importante avere una regia, in modo che ogni singolo passaggio sia ben definito (scaletta) e tutto il team sia a conoscenza del susseguirsi delle azioni, così da dare ritmo ed efficacia all’evento.
SCEGLIERE IL GIUSTO TIPO DI EVENTO
A seconda di cosa si intende veicolare, del tipo di pubblico e del messaggio che si vuole comunicare, è bene avere diversi format da proporre. Differenti per la tipologia e per lo scopo che si intende raggiungere, ecco di seguito alcuni standard da utilizzare:
1.WebMeeting: si tratta di una riunione online di due o più persone che possono intervenire, scambiarsi informazioni, parlare gli uni con gli altri e condividere contenuti. Focus del WebMeeting sono le relazioni ed i processi di collaborazione che si instaurano tra i vari partecipanti.
2.Webinar: è un seminario via web, un simposio, un congresso, un convegno, un incontro tra alcune persone (i relatori, gli speaker) che si rivolgono ad altri (gli spettatori, il pubblico) per divulgare informazioni. Gli spettatori del webinar, a differenza del meeting, non possono interagire con i relatori se non in minima parte. I Webinar sono ritenuti un efficace strumento di marketing nell’ambito della comunicazione.
3.Live streaming: ritenuto uno dei metodi più spettacolari ed efficaci per condividere contenuti con un vasto pubblico, il live streaming è una trasmissione di contenuti audio e video attraverso internet. Si utilizzano dei veri e propri studi “televisivi” per trasmettere l’evento in tempo reale a tutte le platee e su tutti i device. Questa soluzione prevede una regia particolarmente attenta e preparata.
PERCHÉ ORGANIZZARE UN EVENTO VIRTUALE
I benefici di un evento virtuale sono molteplici e possono dipendere dalle caratteristiche da cui esso è composto. Che si decida di usufruire dell’uno piuttosto che dell’altro, da subito si noteranno una serie di vantaggi di cui sia l’azienda che i partecipanti beneficeranno:
  • Numero illimitato di presenze: a differenza dei tradizionali eventi a cui può partecipare un numero limitato di persone, per gli eventi online questo non è un problema, l’organizzatore può decidere di non applicare alcun limite di partecipanti che intendono assistere ad esso.
  • Risparmio dei costi: trattandosi di Virtual Events è possibile contenere o abbattere i tipici costi dell’evento on-site, come quelli riguardanti gli allestimenti, il trasferimento di persone, l’accomodation o il catering. Questo “saving” servirà a compensare ogni investimento tecnologico per la riproduzione dell’evento digitale.
  • Grado di soddisfazione: le tecnologie all’avanguardia contribuiscono a coinvolgere un elevato numero di persone, attivandole e stimolandole, ecco perché la partecipazione ad un evento virtuale può essere un’esperienza unica nel suo genere, probabilmente mai fatta prima d’ora.
  • Alto tasso di coinvolgimento: grazie all’intervento di testimonial, esperti nel settore e momenti di interazione è possibile tenere alto il tasso di coinvolgimento ed invogliare i partecipanti a presenziare anche ad inviti futuri.
Chrysalis, agenzia di Eventi e Comunicazione, è sensibile al cambiamento in atto e con gli oltre 30anni di esperienza, è in grado di adottare strategie adeguate al cambiamento stesso e affiancare i propri clienti con un atteggiamento propositivo, consulenziale e creativo.
L’obiettivo è quello, come sempre, di riuscire a coinvolgere le platee in qualsiasi condizione e contesto, live o virtual, per informare, stimolare ed emozionare.
Contattaci per qualsiasi dubbio o per fissare un incontro, saremo lieti di definire insieme i dettagli del tuo evento virtuale personalizzato.
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